Hướng dẫn cách setup phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp

Hiện nay việc trang bị setup phòng họp trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí đi lại. Vậy nên thiết kế phòng họp như thế nào để phù hợp với doanh nghiệp mình. Nếu bạn đang băn khoăn những vấn đề trên thì đừng bỏ lỡ nội dung bài viết sau để hiểu rõ hơn về phòng họp trực tuyến. 

Tìm hiểu về phòng họp trực tuyến 

Phòng họp trực tuyến giúp các nhân viên, đối tác có thể báo cáo kết quả kinh doanh, đàm phán hay lên kế hoạch chiến lược sắp tới nhanh chóng và hiệu quả mà không phải gặp mặt trực tiếp. Với phương pháp phòng họp trực tuyến này giúp gia tăng khả năng bảo mật thông tin nội bộ, gắn kết các thành viên với nhau. 

Tìm hiểu về phòng họp trực tuyến 
Tìm hiểu về phòng họp trực tuyến

Nên setup phòng họp trực tuyến như thế nào?

Hiện nay có hai hình thức phòng họp trực tuyến cơ bản là hệ thống sử dụng phần cứng và phần mềm. Cùng tìm hiểu về cách setup phòng họp trực tuyến theo hai hình thức trên dưới đây.

Phòng họp trực tuyến có sử dụng phần mềm

Phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm như Zoom Us, Zalo, Google Meeting, Skype,…  kết hợp cùng với thiết bị camera, Micro, Loa ngoài, PC, Laptop để tham gia cuộc họp.

Đối với hình thức setup phòng họp trực tuyến này vô cùng tiện lợi và nhanh chóng, dễ di chuyển hệ thống, mức chi phí thấp. Tuy nhiên loại hình này có nhược điểm là tính bảo mật không cao.

Phòng họp trực tuyến có sử dụng phần cứng chuyên dụng

Hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng các hệ thống đồng bộ của Aver, Polycom, Cisco,… nhằm đảm bảo độ bảo mật và an toàn.

Với hình thức setup phòng họp trực tuyến này mức chi phí đầu tư lớn, ngoài ra còn yêu cầu mọi người tham gia cuộc họp cần sử dụng thiết bị cùng hãng. Hệ thống này mang tính cố định và phù hợp với những công ty có phòng họp cố định.

Ưu điểm của hình thức phòng hợp này là chất lượng hình ảnh cao, độ bảo mật tuyệt đối, âm thanh đạt chuẩn.

Nên setup phòng họp trực tuyến như thế nào?
Nên setup phòng họp trực tuyến như thế nào?

Hướng dẫn cách setup phòng họp trực tuyến

Mỗi hệ thống phòng họp trực tuyến sẽ có cách setup và sử dụng thiết bị khác nhau. Dưới đây là cách setup cơ bản nhất dành cho hai hình thức phòng họp nêu trên. 

Setup phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm

Các thiết bị cần thiết bao gồm:

  • Laptop, PC
  • Camera
  • Micro sử dụng cổng kết nối USB
  • Loa 
  • Phần mềm họp được cài đặt trên PC/Laptop

Các bước Setup phòng họp trực tuyến như sau:

  • Bước 1: Chuẩn bị bàn ghế, thiết bị trình chiếu, tài liệu, văn bản
  • Bước 2: Cài đặt phần mềm họp trên Laptop/PC
  • Bước 3: Kết nối Micro và Camera thông qua cổng USB với laptop, PC
  • Bước 4: Tạo phòng họp trực tuyến trên phần mềm
  • Bước 5: Cấp ID và Password để mọi người tham gia phòng
  • Bước 6: Bắt đầu tiến hành cuộc họp

Setup phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng chuyên dụng

Các thiết bị bao gồm:

  • Camera
  • Micro
  • MCU 
  • Loa
  • Tivi, máy chiếu

Các bước Setup phòng họp trực tuyến như sau:

  • Bước 1: Chuẩn bị bàn ghế, ổ điện, mạng Internet, tài liệu,…
  • Bước 2: Bật các thiết bị Camera, Micro, Loa, MCU, Tivi/máy chiếu
  • Bước 3: Bật thêm hệ thống loa ngoài nếu có
  • Bước 4: Mọi người bắt đầu tham gia vào cuộc họp trực tuyến
Hướng dẫn cách setup phòng họp trực tuyến
Hướng dẫn cách setup phòng họp trực tuyến

Trên đây là cách hướng dẫn setup phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp hiện nay. Tùy từng nhu cầu, điều kiện và sở thích của mỗi doanh nghiệp để lựa chọn hình thức phòng họp phù hợp. Mỗi hệ thống có cách thức tham gia khác nhau vì thế bạn cần phải nắm rõ các bước khởi động để có thể sử dụng thành thạo.

Nếu có nhu cầu lắp đặt các thiết bị phục vụ phòng họp, hãy liên hệ với Trường Thịnh theo hotline 028.3830.35710901302030.

Chuyên Mục Giải Pháp

Hỗ trợ kinh doanh

Bài viết mới

Shopping Cart
X
Scroll to Top